Gestión de la atención en entornos tecnológicos: ¿cómo pasar de una buena gestión a una excelente gestión?

Introducción

En la actualidad, el avance de las nuevas tecnologías está permitiendo a las empresas optimizar y mejorar sus productos y servicios. También está abriendo nuevos retos a resolver como son la gestión de la atención. En esta última década se han multiplicado los dispositivos y estímulos que provocan distracciones e interrupciones en nuestro entorno de trabajo. Existe la falsa ilusión de que estar realizando varias tareas al mismo tiempo (multitarea) nos hace más productivos. De hecho sucede todo lo contrario. El hecho de llevar nuestra atención a revisar el Whatsapp, mail, Twitter, Facebook, Instagram, etc. nos produce un disparo de dopamina que se traduce en bienestar y sensación de control. Este bienestar, breve y fugaz, nos puede conducir a dedicar gran parte de nuestra jornada laboral a estar atendiendo tareas de poca relevancia. Se ha comprobado que una mala gestión de la atención puede llegar a suponer hasta un 40% en el descenso de la productividad y el aumento del estrés crónico (que pueden derivar en otro tipo de enfermedades más serias).  De aquí que la gestión eficaz de la atención esté siendo tan importante en multitud de empresas tales como Google, SAP, Heineken, Twitter, Facebook, etc. De hecho, tanto Google como SAP, han desarrollado programas para sus trabajadores en esta línea (ver referencias [1] y [2]).   

Lo que podemos aprender de las máquinas

En el siguiente esquema podemos ver cómo los dispositivos electrónicos gestionan las tareas y hacen un uso eficiente del tiempo:

Gestión de la atención (1)

En el diagrama se puede apreciar como, basándose en una “Lista de Prioridades”, la máquina va realizando tareas y cuando se presenta una interrupción, se determina si es más prioritaria que la actual. En el ejemplo, la prioridad más alta corresponde a la 1 y la menos prioritaria a la 3.

Supongamos que la máquina empieza con la tarea más prioritaria que existe, la 2. A continuación entra una llamada que es más prioritaria y se atiende. Se puede apreciar que el tiempo de pasar de una tarea a otra es mínimo. Una vez atendida esa llamada, la máquina continúa realizando la tarea más prioritaria que no acabó. Cuando se finaliza la tarea 2, se realiza la 3.

No somos máquinas, nuestras limitaciones

El ejemplo anterior nos puede ser de utilidad para gestionar de forma eficaz nuestro tiempo y atención. No obstante conviene recalcar algo muy importante: No somos máquinas. A diferencia de ellas nuestro tiempo para pasar de una tarea a otra es más lento, nos puede provocar resistencias y estrés. Cuando estamos atendiendo una interrupción más prioritaria y volvemos a retomar la que estábamos haciendo, necesitamos unos minutos para volvernos a enfocar plenamente en esa tarea. Además, otra gran diferencia es que la máquina está el 100% de su tiempo totalmente pendiente de realizar sus tareas y, al mismo tiempo, pendiente por si entra alguna interrupción más prioritaria y realizarla. En los seres humanos (ver referencia [3]) se ha observado que sólo prestamos atención plena a lo que estamos haciendo un 47% de nuestro tiempo. Es decir que un 53% de nuestro tiempo estamos realizando actividades y no estamos totalmente presentes y atentos en lo que estamos haciendo.

Siguientes pasos

Desde Formación Satori contamos con personal experto y colaboramos con otras empresas en la implantación de programas que ayuden y faciliten la gestión eficaz de la atención dentro de su organización. Contacte con nosotros para cualquier duda.

Referencias

[1] Programa en Google para aumentar la atención e inteligencia emocional: Link

[2] Entrevista a Peter Bostelmann, responsable del Programa en SAP para optimizar la atención entre sus trabajadores: Link

[3] Matt Killingsworth construyó una aplicación, “Track Your Happiness” [“Rastrea tu felicidad”], que le permite a la gente informar sobre sus sentimientos en tiempo real. Entre los sorprendentes resultados: somos a menudo más felices cuando estamos concentrados en el momento: Link

 

Autor: Germán Ramos (Formador e ingeniero)